جابیست | متصدیان پرونده

متصدیان پرونده

گروه شغلی خدمات اداری و اجرایی

مکاتبات، کارت ها، صورتحساب ها، رسیدها و سایر سوابق را به ترتیب حروف الفبا یا عددی یا بر اساس سیستم بایگانی مورد استفاده تشکیل می دهند. پیدا کردن و حذف مطالب از فایل (مدارک)در صورت درخواست.

شرح شغل (استاندارد)

استاندارد :

وظایف مورد انتظار

1 . مطالب دریافتی را اسکن یا بخوانید تا مشخص کنید چگونه و کجا باید طبقه بندی یا بایگانی شوند.

2 . داده های ورودی، مانند شماره فایل، اطلاعات جدید یا به روز شده، یا کدهای اطلاعات اسناد را در سیستم های کامپیوتری برای پشتیبانی از بازیابی اسناد و اطلاعات وارد کنید.

3 . انجام فعالیت‌های اداری عمومی، مانند تایپ کردن، پاسخ‌گویی به تلفن‌ها، کار با ماشین‌های اداری، پردازش نامه، یا ایمن کردن مطالب محرمانه.

4 . اطلاعات را بر اساس دستورالعمل هایی مانند محتوا، هدف، معیارهای کاربر یا ترتیب زمانی، حروف الفبا یا عددی مرتب کنید یا طبقه بندی کنید.

5 . به سوالات مربوط به سوابق یا فایل ها پاسخ دهید.

موارد بیشتر

6 . با استفاده از دفترچه یادداشت یا رایانه، سوابق مطالب بایگانی یا حذف شده را نگه دارید و گزارش های رایانه ای ایجاد کنید.

7 . افزودن مطالب جدید به پرونده ها یا ایجاد رکوردهای جدید در صورت لزوم.

8 . مطالبی را جمع آوری کنید تا از بخش ها یا کارمندان بایگانی شود.

9 . یافتن، بازیابی، و کپی کردن اطلاعات از فایل ها در پاسخ به درخواست ها و ارائه اطلاعات به کاربران مجاز.

10 . ردیابی مطالب حذف شده از فایل ها برای اطمینان از بازگرداندن فایل های قرضی شده.

11 . طبق اطلاعات طبقه بندی و شناسایی، مواد را در ظروف ذخیره سازی مانند کابینت پرونده، جعبه، سطل یا کشو قرار دهید.

12 . طبق دستورالعمل های نگهداری پرونده یا الزامات قانونی، مواد منسوخ یا غیر ضروری را حذف کنید، آنها را از بین ببرید یا به انبارهای غیرفعال منتقل کنید.

13 . بازرسی های دوره ای از مواد یا پرونده ها را برای اطمینان از قرارگیری صحیح، خوانایی یا وضعیت مناسب انجام دهید.

14 . اصلاح یا بهبود سیستم های بایگانی یا پیاده سازی سیستم های بایگانی جدید.

15 . طراحی فرم های مربوط به سیستم های بایگانی.

16 . فعالیت های مالی عمومی را کامل کنید، مانند پردازش حساب های پرداختنی، بررسی صورتحساب ها، جمع آوری پرداخت های نقدی، یا صدور رسید.

17 . فایل های مکانیزه ای را که می چرخند تا سوابق مورد نیاز را به یک مکان خاص بیاورند، کار کنید.

18 . شماره ها یا کدهای شناسایی را برای فهرست بندی مواد برای بایگانی اختصاص دهید و ثبت کنید یا مهر بزنید.

19 . اسناد ذخیره شده در میکروفیلم یا میکروفیش را بازیابی کنید و برای خواندن در بینندگان قرار دهید.

مهارت های مورد نیاز

عالی

خوب

متوسط

ضعیف

درک مطلب

گوش دادن فعال

نوشتن

صحبت كردن

تفکر انتقادی

موارد بیشتر

نظارت

ادراک اجتماعی

خدمت گرایی

مدیریت زمان

یادگیری فعال

هماهنگی

قضاوت و تصمیم گیری

حل مسائل پیچیده

مذاکره

متقاعدسازی

راهکارهای آموختن

تجزیه و تحلیل سیستم ها

ارزیابی سیستم ها

مدیریت منابع پرسنلی

ریاضیات

آموزش

تجزیه و تحلیل کنترل کیفیت

مدیریت منابع مادی

تجزیه و تحلیل عملیات

عملیات و کنترل

طراحی فناوری

برنامه نويسي

نظارت بر عملیات

مدیریت منابع مالی

عیب یابی

انتخاب تجهیزات

علوم پایه

نصب و راه اندازی

تعمیر و نگهداری تجهیزات

تعمیر

دانش مورد نیاز

عالی

خوب

متوسط

ضعیف

اداری

زبان انگلیسی

کامپیوتر و الکترونیک

خدمات مشتریان و شخصی

ریاضیات

موارد بیشتر

منابع انسانی

مدیریت و اداره کردن

اقتصاد و حسابداری

ارتباطات و رسانه

حقوق و دولت

تولید و فرآوری

آموزش و پرورش

مخابرات

امنیت عمومی و ایمنی

روانشناسی

حمل و نقل

فروش و بازاریابی

پزشکی و دندان‌پزشکی

جغرافیا

مشاوره و درمان

زبان خارجی

ساخت و ساز

تولید مواد غذایی

جامعه شناسی و انسان شناسی

علم فیزیک

طراحی

زیست شناسی

مکانیکی

علم شیمی

فلسفه و الهیات

هنرهای زیبا

تاریخ و باستان شناسی

مهندسی و فناوری

توانایی ها مورد نیاز

عالی

خوب

متوسط

ضعیف

سازماندهی اطلاعات

درک نوشتاری

توانایی تشخیص و دسته بندی

جزء نگری

درک شفاهی

موارد بیشتر

بیان شفاهی

بیان نوشتاری

سرعت ادراک

درک حساسیت مسائل

نتیجه‌گیری منطقی

انعطاف پذیری در نتیجه گیری

تمرکز

تشخیص گفتار

وضوح گفتار

اصالت یا نوآوری

چابکی انگشتان

ایده پردازی

حفظ و کنترل بازو و دست

چابک دستی

آینده نگری

به خاطر سپردن اطلاعات

مدیریت و تخصیص زمان

سرعت نتیجه گیری

توانایی عددی

تجسم

هماهنگی بدنی

نگه‌داشتن یا تحمل وزن یا فشار

قدرت بالا تنه

استدلال ریاضی

سرعت و دقت مچ و انگشتان دست

استقامت

انعطاف پذیری کششی

هماهنگی کل بدن

تعادل کلی بدن

تشخیص رنگ

دقت در کنترل

تشخیص فاصله و عمق اشیاء

سرعت حرکت اندام

قدرت حرکتی

حساسیت شنوایی

توجه و تمرکز شنوایی

جهت یابی در محیط اطراف

پاسخگویی سریع و موثر

مدیریت روند کار

واکنش سریع

قدرت هیجانی

انعطاف پذیری حرکتی

دید در شب

بینایی محیطی

حساسیت به نور

محل‌یابی صدا

ویژگی های فردی در محیط کاری

توجه به جزئیات

قابل اعتماد بودن

مشارکت

صداقت / یکپارچگی

استقلال

سازگاری/انعطاف پذیری

موارد بیشتر

تحمل استرس

ابتکار عمل

دوام و ماندگاری

خود کنترلی

جهت گیری اجتماعی

نگرانی برای دیگران

تفکر تحلیلی

دستاورد/تلاش

نوآوری

رهبری