جابیست | کارمندان مکاتبات

کارمندان مکاتبات

گروه شغلی خدمات اداری و اجرایی

تدوین نامه‌ها یا مکاتبات الکترونیکی در پاسخ به درخواست‌های کالا، ادعاهای خسارت، اطلاعات اعتبار و دیگر اطلاعات، حساب‌های عقب‌افتاده یا خدمات نامطلوب . وظایف ممکن است شامل جمع‌آوری داده‌ها برای صياغة پاسخ و آماده‌سازی نامه باشد.

شرح شغل (استاندارد)

استاندارد :

وظایف مورد انتظار

1 . برای نشان دادن فعالیت های مکاتباتی، فایل ها و سوابق را کنترل کنید.

2 . مکاتبات دریافتی را بخوانید تا ماهیت نگرانی نویسندگان را مشخص کنید و نحوه مکاتبات را تعیین کنید.

3 . سوابق مربوط به مشکلات خاص را جمع آوری کنید، آنها را از نظر کامل بودن و دقت بررسی کنید و در صورت لزوم سوابق را به مکاتبات پیوست کنید.

4 . اسناد و مکاتباتی مانند ادعای خسارت، استعلام اعتبار و صورتحساب، فاکتورها و شکایات خدماتی را آماده کنید.

5 . جمع آوری داده ها از سوابق برای تهیه گزارش های دوره ای.

موارد بیشتر

6 . در پاسخ به مکاتبات مربوط به مواردی مانند درخواست کالا، ادعای خسارت، درخواست اطلاعات اعتباری، حساب‌های معوق، صورت‌حساب نادرست، یا خدمات نامناسب، نامه‌هایی بنویسید.

7 . مسیر مکاتبات به بخش های دیگر برای پاسخ.

8 . پاسخ به درخواست‌های داخلی و خارجی برای انتشار اطلاعات مندرج در پرونده‌های پزشکی، کپی کردن پرونده‌های پزشکی و عصاره‌های انتخابی مطابق با قوانین و مقررات.

9 . اطمینان حاصل کنید که پول جمع آوری شده به درستی ثبت و ایمن شده است.

10 . برای دسترسی به اطلاعات پزشکی مورد نیاز مجوز کتبی دریافت کنید.

11 . پردازش سفارشات برای کالاهای درخواست شده در مکاتبات.

12 . ارائه توضیحات واضح و مختصر از قوانین و مقررات حاکم.

13 . مکاتبات را از نظر فرمت و صحت تایپی بررسی کنید، اطلاعات را در یک فرم تعیین شده با تعداد نسخه صحیح جمع آوری کنید و آن را برای امضا به یک مقام مجاز ارسال کنید.

14 . هزینه های سوابق ارائه شده به درخواست کنندگان را محاسبه کنید و برای دریافت وجه نامه بنویسید.

15 . جمع آوری داده های مربوط به تولید محصولات ویژه برای مشتریان.

16 . نامه های تایید را برای افرادی که مکاتبات ارسال می کنند تایپ کنید.

17 . فرم نامه ها را در پاسخ به درخواست ها یا مشکلات شناسایی شده توسط مکاتبات تکمیل کنید.

18 . با پرسنل شرکت در مورد امکان پذیری انطباق با درخواست های نویسندگان مشورت کنید.

19 . سوابق ارسال را از طریق پست تایید شده آماده کنید.

20 . مدارک تکمیل شده را برای تایپ به صورت نهایی به تایپیست ها ارسال کنید و مواردی مانند قالب، آدرس، مخاطب و تعداد نسخه لازم را به تایپیست ها آموزش دهید.

مهارت های مورد نیاز

عالی

خوب

متوسط

ضعیف

نوشتن

درک مطلب

گوش دادن فعال

صحبت كردن

تفکر انتقادی

موارد بیشتر

قضاوت و تصمیم گیری

ادراک اجتماعی

خدمت گرایی

مدیریت زمان

نظارت

هماهنگی

حل مسائل پیچیده

ریاضیات

یادگیری فعال

متقاعدسازی

راهکارهای آموختن

مذاکره

آموزش

مدیریت منابع پرسنلی

تجزیه و تحلیل سیستم ها

ارزیابی سیستم ها

تجزیه و تحلیل کنترل کیفیت

مدیریت منابع مادی

برنامه نويسي

نظارت بر عملیات

مدیریت منابع مالی

علوم پایه

تجزیه و تحلیل عملیات

طراحی فناوری

عملیات و کنترل

انتخاب تجهیزات

نصب و راه اندازی

تعمیر و نگهداری تجهیزات

عیب یابی

تعمیر

دانش مورد نیاز

عالی

خوب

متوسط

ضعیف

اداری

زبان انگلیسی

خدمات مشتریان و شخصی

اقتصاد و حسابداری

ریاضیات

موارد بیشتر

کامپیوتر و الکترونیک

مدیریت و اداره کردن

امنیت عمومی و ایمنی

حقوق و دولت

ارتباطات و رسانه

منابع انسانی

تولید و فرآوری

آموزش و پرورش

مخابرات

حمل و نقل

فروش و بازاریابی

زبان خارجی

روانشناسی

مکانیکی

طراحی

جغرافیا

مهندسی و فناوری

مشاوره و درمان

علم فیزیک

علم شیمی

جامعه شناسی و انسان شناسی

فلسفه و الهیات

ساخت و ساز

تاریخ و باستان شناسی

تولید مواد غذایی

زیست شناسی

پزشکی و دندان‌پزشکی

هنرهای زیبا

توانایی ها مورد نیاز

عالی

خوب

متوسط

ضعیف

بیان نوشتاری

درک نوشتاری

درک شفاهی

بیان شفاهی

جزء نگری

موارد بیشتر

درک حساسیت مسائل

وضوح گفتار

نتیجه‌گیری منطقی

سازماندهی اطلاعات

نتیجه‌گیری منطقی

تشخیص گفتار

ایده پردازی

توانایی تشخیص و دسته بندی

تمرکز

اصالت یا نوآوری

توانایی عددی

انعطاف پذیری در نتیجه گیری

استدلال ریاضی

سرعت نتیجه گیری

سرعت ادراک

آینده نگری

مدیریت و تخصیص زمان

به خاطر سپردن اطلاعات

تجسم

سرعت و دقت مچ و انگشتان دست

توجه و تمرکز شنوایی

چابکی انگشتان

قدرت بالا تنه

تشخیص رنگ

حساسیت شنوایی

تشخیص فاصله و عمق اشیاء

حفظ و کنترل بازو و دست

چابک دستی

قدرت حرکتی

جهت یابی در محیط اطراف

دقت در کنترل

هماهنگی بدنی

پاسخگویی سریع و موثر

مدیریت روند کار

واکنش سریع

سرعت حرکت اندام

نگه‌داشتن یا تحمل وزن یا فشار

قدرت هیجانی

استقامت

انعطاف پذیری کششی

انعطاف پذیری حرکتی

هماهنگی کل بدن

تعادل کلی بدن

دید در شب

بینایی محیطی

حساسیت به نور

محل‌یابی صدا

ویژگی های فردی در محیط کاری

توجه به جزئیات

صداقت / یکپارچگی

قابل اعتماد بودن

ابتکار عمل

مشارکت

استقلال

موارد بیشتر

سازگاری/انعطاف پذیری

تحمل استرس

دستاورد/تلاش

دوام و ماندگاری

تفکر تحلیلی

خود کنترلی

نگرانی برای دیگران

رهبری